Проводить оценку работы лагеря очень важно. В работе лагеря задействовано большое количество людей. Лагерь нравится воспитанникам. Родители хотят отправлять в него своих детей каждое лето. Вы директор лагеря, и церковь возложила на вас за него ответственность. Вас к этому служению призвал Бог. Этот лагерь – не ваша собственность. Вы за него ответственны перед всеми, кто принимает участие в его проведении. Проводя тщательную оценку работы лагеря, вы проявляете уважение ко всем, благодаря кому этот лагерь существует.

А. Для чего нужна оценка работы лагеря
Чтобы определить все, что вы делаете правильно, и спланировать, как следующим летом делать это еще лучше.
Чтобы увидеть ошибки и исправить их; чтобы выявить проблемы и предпринять шаги к их предотвращению в будущем.
Чтобы определить потребности людей, которым вы служите, и оценить, в какой степени лагерь отвечает этим потребностям.
Чтобы проанализировать программу лагеря с точки зрения ее соответствия возрасту воспитанников, творческой насыщенности, выполнимости и соответствия целям лагеря.
Чтобы еще раз пересмотреть миссию вашего лагеря и определить, в какой степени удалось ее исполнить, и предпринять необходимые шаги к тому, чтобы следующим летом исполнить ее еще лучше.
Составить основные планы на следующее лето, чтобы вся команда лагеря знала, о чем мечтать, молиться и что планировать в течение предстоящих десяти месяцев.

Когда вы проводите оценку проделанной работы, это свидетельствует о том, что вы серьезно относитесь к своим обязанностям, не довольствуетесь посредственностью и делаете все возможное, чтобы к следующему лету поднять работу на более высокий уровень.

Успех лагеря не определяется количеством воспитанников или количеством проведенных смен. Успех лагеря определяется степенью исполнения миссии и достижения целей лагеря. И вы никогда не узнаете, в какой степени вы исполнили миссию и достигли цели, пока не сопоставите миссию и цели лагеря с результатами работы каждого отдела лагеря. Поэтому еще до начала работы лагеря позаботьтесь о том, чтобы миссия лагеря была четко сформулирована, записана и доведена до сведения каждого сотрудника. Только тогда в ваших руках будет инструмент, необходимый для проведения качественной оценки работы лагеря.

Б. Как проводить оценку работы лагеряМероприятия по оценке работы лагеря должны входить в план работы лагеря на лето. Даты и сроки этих мероприятий должны определяться еще весной и доводиться до сведения всех, кто будет участвовать в проведении оценки. Оценка должна проводиться на территории лагеря, ведь все происходило именно здесь; кроме того, наряду со всеми аспектами лагеря, территория тоже нуждается в оценке.

Кто должен участвовать в проведении оценки? Руководители всех отделов лагеря: координаторы программы, шеф-повар, спортивный координатор, офис-менеджер, старшая медсестра, координаторы спецпрограмм, администратор, завхоз.

Директор, совместно с двумя или тремя старшими сотрудниками, отвечает за составление плана проведения оценки лагеря. План проведения оценки должен включать каждый аспект работы лагеря. Например:
Атмосфера в лагере: на кухне, во время вечернего собрания, в медпункте, в офисе, в спальном корпусе, на игровой площадке. Необходимо ответить на вопрос: «Что способствовало и что препятствовало созданию хорошей атмосферы?»
Взаимоотношения: между сотрудниками в различных областях, между сотрудниками и воспитанниками, среди воспитанников, между сотрудниками и родителями, с властями, с соседями лагеря.
Программы: вечерние собрания, молитвенные собрания, собрания сотрудников, специальные мероприятия, спорт, рукоделие, музыка, театральное служение, тематические дни – все это нужно оценить и сделать рекомендации на следующий год. Каждую смену нужно оценивать отдельно.
Пищеблок: закупка, доставка, хранение и приготовление продуктов; качество и вкус пищи, меню, способы раздачи, санитарные условия, организация работы столового зала.
Администрация: должностные обязанности, правила, политика, методы и эффективность коммуникации, техника безопасности, решение проблем, способы обеспечения дисциплины среди сотрудников и воспитанников, процесс принятия решений, подотчетность, распоряжение финансами, порядок работы в дни заезда и отъезда, порядок действий в чрезвычайных ситуациях.
Сотрудники: методы набора сотрудников, обучение и установочные семинары, качество кураторства, личная опека, духовная пища, методы и эффективность оценки, рекомендации на следующий год.
Инвентарь и оборудование: для программы, спорта, рукоделия, медпункта, кухни; а также инструменты, транспортные средства, палатки, мебель – все, что вы используете в работе лагеря, необходимо оценить с точки зрения состояния: отправить на хранение до следующего года, отремонтировать или заменить.

Директора лагерей должны помнить, что большинство людей не знакомы с процессом проведения оценки. Поэтому лучше всего еще до начала лагеря провести с ключевыми сотрудниками установочное занятие по проведению оценки работы лагеря. Перед этим занятием дайте каждому ключевому сотруднику экземпляр данной статьи и попросите внимательно ее изучить. Изучив эту статью, они будут готовы к ее подробному обсуждению во время установочного занятия. Когда они ясно поймут, для чего и как проводится оценка, у них появятся идеи о том, как оценивать свою работу изо дня в день. Они будут знать, на что нужно обращать внимание во время работы лагеря, чтобы было легче проводить оценку в конце лагеря.

В. ЗаданияЗа неделю до проведения оценки каждый руководитель отдела получает задание, включающее в себя следующее:
Подготовить отчет о том, что сделано отделом в течение лета.
Составить список сотрудников отдела, с указанием вида деятельности и оценки работы каждого сотрудника (1 – неудовлетворительно, 10 – отлично).
Перечислить благословения в работе отдела.
Указать основные проблемы внутри отдела и проблемы во взаимодействии с другими отделами.
Подготовить лист учета инвентаря с указанием состояния инвентаря.
Предоставить рекомендации на следующий год.
Составить перечень неоконченных дел, которые нужно завершить, чтобы полностью исполнить свои обязанности на лето.
Быть готовым объяснить каждый из семи предыдущих пунктов.

Это задание необходимо дать руководителю каждого отдела в письменном виде за неделю до начала проведения оценки. Это нужно для того, чтобы руководитель отдела мог обсудить каждый пункт со своими сотрудниками, прежде, чем они покинут лагерь. Его отчет должен отражать мнения, впечатления и чувства всех сотрудников отдела, а не лишь его самого.

Г. Мероприятия по проведению оценки работы лагеря.Утром, в первый день оценочных мероприятий, директор проводит для всех участников установочное занятие. Его продолжительность не должна превышать одного часа. Цель этого занятия – кратно объяснить важность проведения оценки для лагеря и убедиться, что руководитель каждого отдела понимает свое задание. После установочного занятия каждый участник оценочного процесса идет в свою комнату и занимается подготовкой письменного отчета, который должен быть сдан директору на следующий день перед завтраком, чтобы директор мог сделать себе копии этих отчетов.

Что касается директора, то он готовиться непосредственно к ведению оценочных мероприятий. Его подготовка включает в себя просмотр должностных инструкций, которые он дал руководителям отделов перед началом лагеря; повторение миссии лагеря; написание благодарности каждому сотруднику, участвующему в оценочном процессе (эту благодарность сотрудник должен был заслужить в процессе своего летнего служения); составление списка из трех, максимум четырех, наблюдений о наиболее ярких моментах лета с точки зрения директора. Также, он должен подготовить свое мнение по каждому из семи пунктов плана проведения оценки (эти пункты представлены в разделе «Как проводить оценку роботы лагеря») и приготовиться вести дискуссии.

Кроме того, он должен подготовить реально выполнимый рабочий график на дни проведения оценочных мероприятий. Маленькому лагерю (до 100 воспитанников) для проведения оценки достаточно будет одного дня. Среднему лагерю (до 300 воспитанников), вероятно, потребуется два дня. А большому лагерю (более 300 воспитанников), скорее всего, потребуется три дня, чтобы провести всестороннюю оценку своей работы.

Составленный директором рабочий график должен содержать время выступления каждого руководителя отдела с отчетом, сколько времени отводиться на отчет и сколько времени выделяется на обсуждение этого отчета. Также, в расписании указывается время молитвы, перерывов, приемов пищи, подведения итогов, принятия решений и предварительного планирования на следующий год. Заканчивается рабочий график праздничным вечером.

Во второй день оценочных мероприятий директор открывает собрание и назначает секретаря, который будет тщательно записывать все обсуждаемые темы, принимаемые решения и распределяемые поручения. После этого он знакомит участников с планом работы и просит его утвердить.

Далее по ходу собрания руководитель каждого отдела рассказывает о наиболее ярких моментах работы своего отдела. За этим следует молитва хвалы и благодарения. Затем директор вручает свои благодарности каждому присутствующему сотруднику. Такое начало проведения оценки создаст хорошую рабочую атмосферу на оставшееся время работы.

Д. Проведение оценки и связанные с ним проблемыСпланировать и провести оценку работы лагеря, дающую хорошие результаты, не легко; и вот некоторые причины, почему:
Для проведения оценки нужно видение. Иметь видение – это представлять умом, что может быть, и чувствовать сердцем, что должно быть. Директор, обладающий подобным видением относительно своего лагеря, никогда не упустит возможности провести оценку, поскольку он понимает всю важность оценки работы лагеря для реализации видения. Лагеря, которыми руководят директора без видения, свою работу ,не оценивают, потому что они и так довольны собой. Из таких лагерей уходят лучшие сотрудники, в таких лагерях царит застой, и их шансы на выживание не велики.
Проведение оценки многого стоит. Оно стоит времени, денег на питание и проживание участников оценочного процесса, а также сил – физических, умственных и эмоциональных. Только те, кто проводил тщательную оценку работы лагеря со своими ключевыми сотрудниками сразу же по окончании лагеря, понимают, что потери лагеря, вызванные отсутствием проведения оценки, намного больше, чем затраты на ее проведение.
Для проведения оценки требуется мужество. Многие лидеры боятся узнать правду о работе своего лагеря. Им не хватает мужества, чтобы выявить свои ошибки и начать работать над их исправлением. Они предпочитают оставаться в неведении, вместо того, чтобы выяснить все имеющиеся недостатки и развиваться дальше.
Проведению оценки мешают предубеждения. Для того чтобы дать объективную оценку, нужно участие. Каждый участник должен быть готов выражать свое мнение, при этом, избегая осуждений. Он должен быть уверен, что высказанное им мнение не повредит его репутации, что другие участники процесса на него не обидятся или не будут над ним смеяться. Оценочная команда должна принимать любое мнение, внимательно выслушивая его и стараясь понять точку зрения друг друга. Необходимо давать возможность высказываться людям с разными точками зрения.
Проведению оценки мешает непонимание подотчетности или нежелание ей заниматься. Директора, обладающие глубоким чувством ответственности перед своими ключевыми сотрудниками и церковью, относятся к оценочному процессу как к эффективной и важной возможности для подотчетности. Годовой отчет такого директора не будет содержать лишь его собственную интерпретацию событий, а будет основан на мнениях и переживаниях всей лагерной команды.

Е. Польза от проведения оценки работы лагеря
Формирование команды. Процесс проведения оценки дает возможность ключевым сотрудникам принимать в нем участие и вносить свой вклад. Это создает множество возможностей для выявления и исправления проблем, которые, когда остаются нерешенными, заставляют ваших лучших сотрудников искать себе другой лагерь. Это дает вашим ключевым сотрудникам возможность делиться друг с другом своими мечтами о лагере и, таким образом, принимать участие в формировании его будущего. Этот процесс растворяет такое понимание, как «ваш лагерь», и заменяет его внутренним чувством того, что это «наш лагерь». Для любого лагеря это – огромный плюс.
Улучшение взаимоотношений. Я еще ни разу не заканчивал летний лагерь без недоразумений, обиженных чувств и «кислых» физиономий. Это все можно увидеть в процессе проведения оценки, потому что каждый руководитель отдела поговорил с каждым своим сотрудником и обнаружил «холодные колючки». С этими «холодными колючками» нужно разобраться немедленно: либо во время проведения оценки, либо сразу же по ее окончании, если человек, которого это касается, уже покинул лагерь. Оценочный процесс помогает нам поддерживать искупительные взаимоотношения.
Рост лагеря. Оценочный процесс позволяет видеть творческие способности сотрудников и, этим самым, совершенствовать лагерь. Это создает заряд радости и энтузиазма на будущее. Часто, под конец проведения оценочных мероприятий, наши сотрудники становились настолько «заведенными», что были готовы сию минуту броситься открывать новую лагерную смену. Они просто не могли ждать до следующего лета. Это для них было слишком долго. Они хотели уже сейчас опробовать свои новые планы и идеи. У них появилось многое, чем можно поделиться со своими друзьями и вдохновить их приехать в лагерь следующим летом. Теперь для подготовки у них была целая зима, и они знали, как и к чему готовиться.
Это угодно Богу. Бог призывает нас к совершенству. Иисус призывал своих учеников: «И так, будьте совершенны, как совершенен Отец ваш Небесный» (Матф. 5:48). Мы должны стремиться исполнить Божью волю «благую, угодную и совершенную» (Рим.12:2). Для нас как для лидеров христианских лагерей стремление к совершенству и исполнению Божьей воли означает, что в следующий раз мы должны делать свое дело еще лучше. Стремление делать свое дело, чтобы угодить Богу, а не человеку, более всего другого помогало нам приближаться к совершенству. Когда вашей главной мотивацией является желание угодить Богу, то становится намного легче превосходить самих себя. Одна хорошая пословица гласит: «Целься в луну, и хотя бы попадешь в вершину столба».

Мы руководили одним и тем же лагерем в Канаде 26 лет. Каждое лето после последней смены, ключевые сотрудники оставались в лагере на четыре дня, чтобы провести оценку работы лагеря и составить план, который к следующему лету сделал бы наш лагерь еще лучше. Наш лагерь никогда не переставал расти. Мы расширяли территорию, добавляли новые программы, увеличивали количество сотрудников, и все равно нам приходилось отказывать в приеме многим воспитанникам, потому что мы были заполнены до отказа. Наш лагерь получил репутацию служения, отличающегося высоким качеством и пользующегося доверием у населения, где подростки и молодежь начинали свой путь с Богом, а сотрудники развивали свои дары и духовно возрастали.

Джерело: http://www.cciukraine.org